Päivitetty 27.3.2024, Lumme Energia pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Muutokset tietosuojaselosteeseen voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.
1. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ
Lumme Energia Oy (jatkossa Lumme Energia)
Y-tunnus: 2038931-6
Käyntiosoite: Prikaatinkatu 3A, 50100 Mikkeli
Puhelin: 029 1800 056 (pvm/mpm)
Verkkopalvelu: www.lumme-energia.fi
Yhteisrekisterinpitäjien nimet: Suur-Savon Sähkö Oy
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Mikko Alftan; puh. 040 560 1240 tai tietosuoja@lumme-energia.fi
2. REKISTERIN NIMI
Väärinkäytösten ilmoituskanavan henkilötietorekisteri ulkoisille sidosryhmille
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTA
Väärinkäytösten ilmoituskanavan avulla valvotaan Lumme Energian toimittajien eettisten periaatteiden toteutumista. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on epäiltyjen väärinkäytösten sekä epäeettisen toiminnan seuraaminen ja selvittäminen. Tietoja voidaan käyttää myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiseen, analysointiin sekä tilastointiin. Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa.
Henkilötietojen käsittely perustuu Lumme Energian oikeutettuun etuun saada tietoa yhtiöön ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi sekä ulkoisten sidosryhmien eettisen ja lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi. Suoritetun intressipunninnan tuloksena on todettu, etteivät rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet syrjäytä Lumme Energian oikeutettua etua.
Lumme Energialla on erikseen oma väärinkäytösilmoituskanava omalle henkilöstölle yhtiön Intranet-sivuston kautta. Tämän sisäisen ilmoituskanavan osalta henkilötietojen käsittely on tarpeen myös rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tietojen käsittely perustuu ilmoittajansuojelulakiin (laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 1171/2022). Tarkennuksena sanottakoon, että Lumme Energian oman henkilöstön raportoidessa väärinkäytösepäilyistä ulkoisille sidosryhmille tarkoitetun ilmoituskanavan kautta, ovat henkilötietojen käsittelyn perusteena lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja oikeutettu etu.
4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisterin tietosisältö perustuu väärinkäytösilmoituksen jättävän henkilön antamiin tietoihin. Rekisteri voi sisältää seuraavanlaisia henkilötietoja ilmoittajasta ja ilmoituksen kohteena olevasta sekä muista asiaan liittyvistä henkilöistä, kuten todistajista:
- Ilmoittajan nimi ja yhteystiedot (ilmoitus voidaan tehdä myös anonyymisti)
- Ilmoituksen tiedot, kuten kohteen nimi, tiedot lain vastaiseen toimintaan liittyen (ml. paikka ja aika), todistajien tiedot
- Ilmoituksen tekemiseen ja käsittelyyn sekä viesteihin liittyvät tiedot (ml. ilmoituksen koodi ja status)
- Mahdolliset ilmoittajan itsensä antamat muut tiedot.
Lisäksi tietoja tallentuu kanavan kautta tulevien ilmoitusten käsittelijöistä.
Ilmoitusten sisältämien henkilötietojen täsmällisyydestä ei voida etukäteen varmistua, mutta väärinkäytösten selvittämisen yhteydessä täsmällisyys pyritään varmistamaan. Henkilötiedot, joiden katsotaan olevan kyseisen asian kannalta merkityksettömiä tai ylimääräisiä, poistetaan. Erityisiä henkilötietoryhmiä ei yleisesti ottaen käsitellä väärinkäytösten käsittelyprosessin yhteydessä.
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Ensisijainen tietolähde on ilmoittaja itse. Lisäksi tiedot koostuvat väärinkäytösilmoitusten käsittelyprosessissa tallennetuista tiedoista, kuten tiedoista, joita on saatu asiaan mahdollisesti liittyviltä henkilöiltä ja IT-järjestelmien tietoja hyödyntäen. Muita tietolähteitä käytetään laissa säädetyissä rajoissa.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET
Lumme Energialla tietoja käsittelevät vain siihen erikseen nimetyt henkilöt yhtiön compliance ja vastuullisuus -toiminnosta. Väärinkäytösilmoitukset ja niihin liittyvä tutkinta toteutetaan rajatun, erikseen nimetyn käsittelijäjoukon toimesta. Henkilötietoja luovutetaan kolmansille osapuolille, kuten viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, vain silloin kun sille on lainmukainen peruste.
7. TIETOJEN SÄILYTYS
Ilmoituskanavassa henkilötietoja säilytetään enintään yksi (1) vuosi Lumme Energian ja rekisteröidyn välisestä viimeisestä aktiivisesta tapahtumasta lukien. Sekä ilmoituskanavan kautta tulleet tiedot että tutkimuksen aikana kerätyt tiedot poistetaan viiden (5) vuoden kuluttua ilmoituksen käsittelyn aloittamisesta, jollei tietojen säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säilytysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan. Keskeisintä säilytysaikojen osalta on vastatoimien kieltoon liittyvä käänteinen todistustaakka. Jos ilmoittaja kokee joutuneensa vastatoimien kohteeksi, Lumme Energian velvollisuutena on näyttää toteen, että näin ei ole tapahtunut.
Henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä. Myös tiedot mitkä liittyvät perusteettomaksi todettuun väitteeseen, hävitetään viipymättä.
8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE
Henkilötietoja ei luovuteta eikä siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu lainsäädännössä edellytetyllä tavalla tietoturvallisuudesta huolehtien. Ilmoituskanava ei tallenna IP-osoitteita tai muita sellaisia tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän. Lisäksi Whistleblowing-ilmoituskanavasta on tehty tietosuojan vaikutustenarviointi. Väärinkäytösten ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja Granite Partners Oy on kuvannut tietoturva- ja tietosuojaperiaatteitaan omilla kotisivuillaan.
10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET
Halutessasi sinulla on rekisteröitynä erilaisia mahdollisuuksia vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn. Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien tietojen käsittelyn osalta näihin liittyy tiettyjä alla kuvattuja rajoitteita. Jos haluat käyttää oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan em. mainittu säännösvaade huomioiden aina tilanne- ja tapauskohtaisesti.
Toteutamme rekisteröidyn pyynnön mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Halutessasi käyttää oikeutta tietopyyntöön, pyydämme sinua käyttämään tietopyyntölomaketta. Tietojen tarkastuspyyntö pyytää sinua tunnistautumaan vahvasti, sillä velvollisuutemme on pitää tiedoistasi myös tämän osalta hyvää huolta. Lumme Energia toteuttaa rekisteröidyn pyynnön viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saamisesta ja pyytäjän tunnistamisesta, ellei ole erityistä syytä pidentää vastausaikaa.
Kun tietojen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, rekisteröidyllä on tietyin edellytyksin:
- oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
- oikeus saada tutustua tietoihin
- oikeus oikaista tietoja
- oikeus poistaa tiedot (oikeus tulla unohdetuksi)
- oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
- henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus
- oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
Edellä kerrottuja rekisteröidyn oikeuksiasi on ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien tietojen käsittelyn osalta rajoitettu siten, että rekisteröidyllä ei ole tarkastusoikeutta kaikkiin rekisterissä oleviin tietoihin silloin, kun tietojen antaminen saattaisi haitata rikosten ehkäisemistä tai selvittämistä, tai jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa jonkun muun oikeuksille. Jos vain osa sinua koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät tarkastusoikeuden ulkopuolelle, sinulla on oikeus saada tietää muut sinusta talletetut tiedot. Oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, puutteellisen, tarpeettoman taikka vanhentuneen tiedon oikaisemista tai poistamista rekisteristä koskee tietoja, joiden tarkastusoikeutta ei ole rajoitettu. Lisäksi oikeuttasi rajoittaa henkilötietojen käsittelyä ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.
Voit käyttää oikeuksiasi olemalla yhteydessä kohdassa 1 mainittuun rekisteriasioiden yhteyshenkilöön.
Lisäksi, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus valittaa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Tietosuojaviranomaisen ajantasaiset yhteystiedot löydät osoitteesta https://tietosuoja.fi/yhteystiedot.
